Certification des signatures, photocopies, traductions

Dans les missions diplomatiques-consulaires, la signature sur la procuration ou la déclaration peut être vérifiée. Certification des signatures sur des documents privés en langue serbe (procuration ou déclaration) à utiliser dans la République de Serbie se fait en présence personnelle du donneur de la procuration ou de la déclaration et sur la base d'un document d'identification valide.

L'étendue et la forme de la procuration sont définies par la loi sur la procédure administrative générale. La signature sera vérifiée sur toute déclaration qui ne provoque pas d'intolérance raciale ou religieuse, n'insulte pas l'État, les autorités de l'État et ses représentants.

La signature sur le contrat ne peut pas être vérifiée dans les missions diplomatiques-consulaires. Les contrats d'achat et de vente de biens immobiliers ne peuvent être certifiés qu'en Serbie par le notaire compétent. La procuration autorisant une autre personne à conclure un contrat de vente de biens immobiliers en République de Serbie peut être signée et certifiée dans une représentation diplomatique-consulaire.

Une photocopie, ainsi qu'une traduction du document, peuvent être certifiées dans les missions diplomatiques-consulaires. La compilation et la certification des traductions ne sont possibles que si la représentation diplomatique-consulaire dispose d'un fonctionnaire professionnel capable d'effectuer ce type de service.

Déclaration de succession

Une déclaration de succession et une procuration autorisant une autre personne à faire une déclaration de succession (positive ou négative) peuvent être signées et certifiées dans les missions diplomatiques-consulaires. Les déclarations de succession négatives (renonciation à la succession) doivent être faites sous la forme d'un document certifié (solemnisé). Lors de la vérification de la signature sur la déclaration de succession ou la procuration relative aux droits de succession, la présence personnelle du donneur de la procuration ou de la déclaration et la possession d'un document d'identification valide sont nécessaires.

Légalisation de documents publics pour utilisation à l'étranger

Les documents publics délivrés en Serbie ne seront légalisés que si la loi du pays dans lequel ils seront utilisés exige une légalisation.

Les documents publics étrangers seront légalisés pour être utilisés en Serbie si la loi le prescrit.

La légalisation est une procédure formelle légalement prescrite par laquelle une autorité étrangère est informée du fait qu'un certain document écrit est un document public du pays dont il provient et qu'il a été rédigé, délivré ou certifié par l'autorité compétente de ce pays.

La légalisation est une formalité, car la procédure prescrite n'examine ni ne confirme la véracité du contenu du document.

En légalisant un acte public étranger, celui-ci acquiert la même force probante qu'un acte public, comme s'il avait été délivré par les autorités de l'État dans lequel il sera utilisé.
 

Extraits de registres sur formulaires multilingues

Les extraits de registres délivrés sur des formulaires multilingues, conformément à la Convention de Vienne sur la délivrance d'extraits de registres en plusieurs langues de 1976, peuvent être utilisés dans les pays signataires de la Convention sans légalisation.

Vous pouvez consulter la liste des pays signataires ici.

Légalisation diplomatique-consulaire

La légalisation des documents publics étrangers destinés à être utilisés en Serbie est effectuée par les autorités du pays qui les a délivrés et par la représentation diplomatique-consulaire de Serbie accréditée dans ce pays.
La légalisation des documents délivrés en Serbie, destinés à être utilisés dans un pays étranger, est effectuée par les autorités compétentes de Serbie et la représentation diplomatique-consulaire du pays étranger, accréditée en Serbie.

Légalisation diplomatique-consulaire, ou simplement légalisation consulaire (attention : dans le langage courant, on utilise souvent l'appellation « légalisation complète ») est une formalité par laquelle les représentants diplomatiques-consulaires du pays sur le territoire duquel l'acte public étranger doit être utilisé, confirment l'authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire du document a agi et l'identité de l'empreinte du sceau ou de la marque avec laquelle le document est fourni.

Les autorités compétentes, dans l'ordre d'authentification, sont : les tribunaux de première instance, le Ministère de la Justice, le Ministère des Affaires étrangères et la représentation diplomatique-consulaire du pays où le document sera utilisé.

1. Le Président du Tribunal de première instance, c'est-à-dire le juge nommé par lui, avec sa signature et l'empreinte du sceau du tribunal, sur un document délivré ou certifié par les autorités ayant leur siège dans le ressort de ce tribunal, confirme la signature de la personne autorisée, sa qualité au sein de l'autorité et l'empreinte du sceau de l'autorité.
2. Le Ministère de la Justice confirme la signature du Président du tribunal ou d'un juge autorisé et l'empreinte du sceau du tribunal avec la signature d'une personne autorisée et l'empreinte du sceau du Ministère de la Justice.
3. Le Ministère des Affaires étrangères, avec la signature de la personne autorisée et l'empreinte du sceau du Ministère des Affaires étrangères, confirme la signature de la personne autorisée et l'empreinte du sceau du Ministère de la Justice.
4. La légalisation diplomatique-consulaire d'un document public délivré en Serbie est achevée lorsque la représentation diplomatique-consulaire du pays où le document sera utilisé confirme la signature de la personne autorisée et l'empreinte du sceau du Ministère des Affaires étrangères de Serbie.

A ce moment, un acte public délivré en Serbie acquiert la force probante d'un acte public dans le pays où il sera utilisé, comme s'il avait été délivré par les autorités de ce pays.

Lorsqu'un acte public étranger doit être utilisé en République de Serbie, la procédure judiciaire est menée conformément à la législation du pays d'origine et la force probante de l'acte public en Serbie est acquise par légalisation auprès de la représentation diplomatique-consulaire de la Serbie.

Certificat d'apostille

Les certificats d'apostille sont délivrés par les autorités de l'État qui a délivré le document.

Au fil du temps, il s'est avéré que, bien qu'il ne s'agisse que d'une formalité, d'une procédure de légalisation compliquée, elle ne peut pas suivre le développement du trafic légal international et les besoins du monde moderne, ce qui a donné lieu à un accord entre un certain nombre de pays pour signer à La Haye, le 5 octobre 1961, la Convention relative à la suppression de la nécessité de la légalisation des actes publics étrangers.

La confirmation de l'apostille est la seule formalité qui, selon les dispositions de la Convention, peut être exigée pour que les actes publics, établis sur le territoire d'un État signataire, puissent être utilisés sur le territoire de tous les États signataires, avec la même force probante comme les documents publics de ces États.

Un certificat Apostille est délivré à la demande de chaque titulaire du document.

Les États signataires sont libres de déterminer l’autorité compétente pour délivrer le certificat Apostille.

La convention détermine à quels documents publics elle s'applique et à quels documents elle ne peut pas s'appliquer. Elle s'applique aux documents délivrés par les autorités ou agents du pouvoir judiciaire de l'État, du ministère public, des greffes et des huissiers de justice, aux documents administratifs, aux documents délivrés ou certifiés par un notaire, aux déclarations officielles concernant les inscriptions dans les livres publics et aux attestations officielles de signatures sur des documents privés. Elle ne s'applique pas aux documents délivrés par les représentants diplomatiques et consulaires ni aux documents directement liés à une opération commerciale ou douanière.

Le certificat d'Apostille doit être établi conformément au formulaire prescrit, apposé sur le document lui-même ou son supplément, il peut être rédigé dans la langue officielle de l'autorité émettrice, mais le titre : « Apostille Convention de La Haye du 5 octobre 1961" doit être écrit en langue française, afin que les autorités des Etats signataires la reconnaissent et l'acceptent.

En Serbie, le tribunal de première instance est chargé de délivrer un certificat d'apostille pour les actes publics établis, délivrés ou certifiés par les autorités basées sur le territoire de ce tribunal. Le certificat d'Apostille est signé par le président du tribunal municipal ou un juge autorisé par lui et est muni du sceau de ce tribunal.

Vous pouvez retrouver les signataires de la convention ici.

Lorsque la légalisation n’est pas requise

La légalisation des documents publics n'est pas requise, ainsi que la confirmation de l'Apostille :

a) lorsqu'il existe entre la Serbie et le pays où l'acte public sera utilisé, un accord international confirmé sur l'exemption de certains documents publics de toute légalisation.
Vous pouvez consulter ici la liste des pays avec lesquels la Serbie a confirmé des accords bilatéraux sur l'exemption mutuelle des documents publics de la légalisation ;

b) lorsque les documents délivrés en Serbie, sur la base d'une réciprocité factuelle, ne sont pas soumis à légalisation pour être utilisés dans un pays, ainsi que les documents de ce pays pour être utilisés en Serbie ;

c) lorsque l'autorité de l'État devant laquelle l'acte public délivré en Serbie sera utilisé n'exige pas de légalisation ;

g) lorsque la légalisation n'est pas possible en raison de la nature, du caractère ou du type de document public (documents de voyage, cartes d'identité, etc.), ainsi que lorsque les documents publics concernent le commerce, le commerce extérieur ou les affaires douanières, c'est-à-dire qu'ils accompagnent les marchandises lors de l'exportation et de l'importation et sont délivrées ou certifiées par la chambre de commerce ou les autorités douanières compétentes (déclarations en douane, factures, certificats de contrôle douanier, origine des marchandises, expédition directe, utilisateur final, etc.).
 

Quand la traduction est légalisée

Pour qu'un document public d'un pays puisse être utilisé dans un autre pays, où est utilisée une langue différente de celle dans laquelle le document a été délivré, il doit être traduit dans la langue du pays où il sera utilisé. La traduction peut être effectuée dans le pays d'origine du document ou dans le pays où il sera utilisé. La traduction du document constitue un document d'accompagnement et n'est valable qu'avec le document original.

Si la traduction a été réalisée dans le pays d'origine du document, elle doit être légalisée de la même manière que le document original.

Sur le document original, la signature de la personne autorisée et l'empreinte du sceau, ou le cachet de l'autorité qui a délivré le document, sont certifiées, et sur la traduction, la signature du traducteur assermenté et l'empreinte du sceau, s'il en utilise un.

En légalisant une traduction, il est communiqué aux autorités étrangères que le traducteur d'un pays est, par la loi de ce pays, officiellement autorisé à faire une traduction dans une langue spécifique (interprète judiciaire assermenté, agence assermenté, bureau de traduction, etc.).

Horaires de travail avec le public  : du lundi au vendredi, de 9h00 à 13h00
Contact du Groupe de légalisation et de registres